Alles onder controle in De Kuip

Achtergrond

De Kuip in Rotterdam is de thuishaven van voetbalclub Feyenoord. Ook het Nederlands elftal speelt hier een groot deel van haar thuiswedstrijden. Daarnaast vindt de jaarlijkse Bekerfinale hier plaats, net als een hoop concerten en andere evenementen.

Het stadion biedt plaats aan 50.000 bezoekers. Bij evenementen met zoveel mensen is een solide voorbereiding en een goed geoliede operatie van levensbelang. Feyenoord zocht daarom een platform dat de organisatie kon ondersteunen bij wedstrijden, evenementen en de dagelijkse gang van zaken.

Vragen vanuit Feyenoord

• Hoe krijgen we iedereen op de hoogte van de meest actuele (veiligheids)plannen en actuele aandachtspunten in aanloop naar een evenement?
• Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers issues, incidenten en calamiteiten uniform rapporteren en snel kunnen delen?
• Hoe borgen we dat alle checks en acties zijn uitgevoerd voordat het stadion opengaat?
• Hoe kunnen we communicatie tussen de commandokamer en de andere afdelingen verbeteren als een evenement in volle gang is?
• Hoe kunnen we de onderlinge communicatie in de commandokamer naar een hoger plan tillen?
• Hoe kunnen we ervoor zorgen dat het portofoonnetwerk alleen wordt gebruikt voor urgente zaken?

Onze oplossing

Voor de dagelijkse organisatie beschikt Feyenoord over diverse omgevingen: één voor de Kuip, één voor Varkenoord en één voor 1908. Hierin zijn de receptie, BHV en de afdeling Veiligheid aangesloten. Met behulp van persoonlijke actielijsten kan het management instructies en informatie uitsturen. Dit kunnen ad hoc taken zijn, maar ook reguliere checks die medewerkers elke dag uitvoeren.

Van ontruimingsplan tot de organisatie van BHV

Deze acties worden automatisch naar de juiste mensen gestuurd. Die krijgen hiervan een notificatie in de Safesight-app. In de app staan niet alleen de acties van de medewerker, maar ook alle informatie die voor hun rol belangrijk is.

Voor de organisatie van evenementen staan verschillende blauwdrukken klaar: één voor wedstrijden, één voor concerten en één voor overige evenementen. Iedere blauwdruk heeft een eigen opzet met protocollen en checklijsten. Tijdens de voorbereiding wordt er ook informatie specifiek over het evenement toegevoegd in de app. Alle betrokkenen beschikken dus altijd over de meest actuele aandachtspunten, draaiboeken en accreditatieoverzichten.

Verschillende dashboards bieden een overzicht van de ‘status van de organisatie’: welke sectoren zijn nog niet klaar voor opening? Welke gebieden hebben meer aandacht nodig? En zijn alle vluchtroutes en nooduitgangen wel gecontroleerd?

Goed informatiemanagement, ook bij calamiteiten

Tijdens een evenement is de commandokamer het kloppende hart van De Kuip. In het cloudbased logboek worden alle operationele zaken overzichtelijk en uniform geregistreerd. En als het nodig is kan de commandokamer meldingen snel met de verschillende afdelingen delen.

Medewerkers met de juiste autorisatie hebben via hun app toegang tot het logboek. Ze zijn dus altijd op de hoogte van wat er zich afspeelt in- en om het stadion. Waar ze ook zijn. Bovendien kunnen ze makkelijk zelf meldingen registeren. Wanneer nodig kunnen ze er een foto bij uploaden. Zo heeft de commandokamer overal ogen en oren. En omdat alle niet-urgente zaken in het logboek komen te staan, gebruiken medewerkers het portofoonnetwerk alleen nog maar voor dingen die direct aandacht van de commandokamer nodig hebben.