De Kuip in Rotterdam is de thuishaven van voetbalclub Feyenoord. Ook het Nederlands elftal speelt hier een groot deel van haar thuiswedstrijden. Daarnaast vindt de jaarlijkse Bekerfinale hier plaats, net als een hoop concerten en andere evenementen.
Het stadion biedt plaats aan 50.000 bezoekers. Bij evenementen met zoveel mensen is een solide voorbereiding en een goed geoliede operatie van levensbelang. Feyenoord zocht daarom een platform dat de organisatie kon ondersteunen bij wedstrijden, evenementen en de dagelijkse gang van zaken.
Voor de dagelijkse organisatie beschikt Feyenoord over diverse omgevingen: één voor de Kuip, één voor Varkenoord en één voor 1908. Hierin zijn de receptie, BHV en de afdeling Veiligheid aangesloten. Met behulp van persoonlijke actielijsten kan het management instructies en informatie uitsturen. Dit kunnen ad hoc taken zijn, maar ook reguliere checks die medewerkers elke dag uitvoeren.
Deze acties worden automatisch naar de juiste mensen gestuurd. Die krijgen hiervan een notificatie in de Safesight-app. In de app staan niet alleen de acties van de medewerker, maar ook alle informatie die voor hun rol belangrijk is.
Voor de organisatie van evenementen staan verschillende blauwdrukken klaar: één voor wedstrijden, één voor concerten en één voor overige evenementen. Iedere blauwdruk heeft een eigen opzet met protocollen en checklijsten. Tijdens de voorbereiding wordt er ook informatie specifiek over het evenement toegevoegd in de app. Alle betrokkenen beschikken dus altijd over de meest actuele aandachtspunten, draaiboeken en accreditatieoverzichten.
Verschillende dashboards bieden een overzicht van de ‘status van de organisatie’: welke sectoren zijn nog niet klaar voor opening? Welke gebieden hebben meer aandacht nodig? En zijn alle vluchtroutes en nooduitgangen wel gecontroleerd?
Tijdens een evenement is de commandokamer het kloppende hart van De Kuip. In het cloudbased logboek worden alle operationele zaken overzichtelijk en uniform geregistreerd. En als het nodig is kan de commandokamer meldingen snel met de verschillende afdelingen delen.
Medewerkers met de juiste autorisatie hebben via hun app toegang tot het logboek. Ze zijn dus altijd op de hoogte van wat er zich afspeelt in- en om het stadion. Waar ze ook zijn. Bovendien kunnen ze makkelijk zelf meldingen registeren. Wanneer nodig kunnen ze er een foto bij uploaden. Zo heeft de commandokamer overal ogen en oren. En omdat alle niet-urgente zaken in het logboek komen te staan, gebruiken medewerkers het portofoonnetwerk alleen nog maar voor dingen die direct aandacht van de commandokamer nodig hebben.