Das Dekmantel-Festival sicher genießen

Hintergrund

Das Dekmantel Festival ist eines der führenden Festivals für elektronische Musik. Jedes Jahr strömen Kenner aus der ganzen Welt ins Amsterdamse Bos, um drei Tage lang bahnbrechende Musik zu erleben. Die renommierte Website Resident Advisor hat das Dekmantel Festival mehrmals in Folge zum besten Festival im Monat August gekürt. Es ist wirklich eine internationale Erfolgsgeschichte. Nicht nur wegen des außergewöhnlichen Programms – es übertrifft die Erwartungen, wie ein großes Festival ablaufen sollte.

Die Organisation schenkt auch den weniger sichtbaren Teilen der Veranstaltung große Aufmerksamkeit. Dekmantel überlässt nichts dem Zufall, wenn es um Informationsmanagement, Risikomanagement und Betriebssicherheit geht. Im Jahr 2014 musste das Festivalgelände wegen eines Sturms geräumt werden. Dies war der Anlass für Dekmantel, die Sicherheitspläne für alle Beteiligten noch besser zu sichern.

Fragen von Dekmantel

• Wie stellen wir sicher, dass alle Beteiligten ihre Rolle für die Kontinuität und Sicherheit des Festivals kennen?
• Wie stellen wir sicher, dass jeder so schnell wie möglich über die richtigen Informationen verfügt? Insbesondere im Falle eines Zwischenfalls oder Notfalls?
• Wie stellen wir sicher, dass alle obligatorischen Kontrollen vor dem Öffnen der Tore auch tatsächlich abgehakt wurden?
• Wie registrieren wir alle Meldungen, die in der Kommandozentrale eingehen, und wie geben wir sie schnell an alle Beteiligten weiter?
• Wie verbessern wir die Berichte, damit wir die Auswertung auf die nächste Stufe heben können?

Unsere Lösungen

Für eine intelligente Gestaltung des Informationsmanagements haben wir damit begonnen, die Organisation abzubilden: Wie sieht sie aus? Und welche Rollen spielen bei der Gewährleistung von Sicherheit und Kontinuität eine Rolle? Wir haben alle für diese Rollen relevanten Informationen in die App übertragen. Durch die Verknüpfung von Informationen mit bestimmten Rollen stellt die Organisation sicher, dass jeder zu jeder Tageszeit über die neuesten Updates verfügt.

Alles beginnt mit einer Risikoanalyse

Aus der Risikoanalyse ergeben sich eine Reihe von Aufgaben. Überprüfungen der Notausgänge zum Beispiel, aber auch Überprüfungen der Ausrüstung für ein Schlechtwetter-Szenario und Kontrollen. Sogar eine Überprüfung auf auffällige Details in den sozialen Medien. Einige Rollen haben spezifische Aufgaben. So prüft ein Inspizient beispielsweise, ob ein zugelassener Feuerlöscher auf der Bühne vorhanden ist. Diese Aufgaben müssen erledigt sein, bevor die Türen des Festivals geöffnet werden. Und die Organisation sieht genau, ob das der Fall ist, da die Mitarbeiter alle erledigten Aufgaben in der App abhaken.

Diese Kontrollen finden während des Festivals immer wieder statt. Eine Stunde vor Beginn des Auftritts des Headliners zum Beispiel: Sind die Bars wieder aufgefüllt? Steht genügend Personal zur Verfügung? Und sind die zusätzlichen Sicherheitskräfte in Position? Die richtigen Leute sehen diese Aufgaben zur richtigen Zeit. Ganz einfach über Benachrichtigungen in der App.

Alle Berichte über Sicherheit, Organisation, Verkehr und Erste Hilfe gehen in der Kommandozentrale des Festivals ein. Diese werden alle in einem cloudbasierten Logbuch registriert. So entsteht ein vollständiges Bild von allem, was auf dem und um das Festival herum geschieht. Dies ermöglicht es der Organisation, während der Veranstaltung Verbesserungen vorzunehmen. Ein solches vollständiges Logbuch ist auch bei der anschließenden Auswertung sehr nützlich.

Gemäß den Sicherheitsplänen

Durch verschiedene Dashboards haben die Organisatoren jederzeit einen Überblick über die Organisation. Ob sie zu Hause oder auf dem Festivalgelände unterwegs sind, sie können genau sehen, welche Aufgaben erledigt wurden. Oder sie können Benachrichtigungen nach Ort oder Thema sortiert abrufen. Und das Risiko-Dashboard zeigt sofort, ob die Organisation mit den Sicherheitsplänen und Risikoanalysen im Einklang steht.