Een gesprek met de Gemeente Nijmegen en Stichting Vierdaagsefeesten over hoe het Safesight-platform de samenwerking op crowd management een impuls geeft.
De Vierdaagsefeesten zijn met 1,5 miljoen bezoekers in zeven dagen, een van de grootste vrij toegankelijke festivals van Europa. Tijdens de Feesten – die parallel lopen aan de bekende wandelvierdaagse – verandert Nijmegen in een enorm evenemententerrein met meer dan 40 podia en evenementlocaties. Dat vraagt natuurlijk om een professionele veiligheidsorganisatie die constant meebeweegt met de uitdagingen die zo’n evenement met zich meebrengt.
Crowd management vraagt optimale samenwerking
Gedurende zeven dagen is de gehele stad evenementengebied. Stichting Vierdaagsefeesten is verantwoordelijk voor de evenementen op de pleinen, parken en podia en de gemeente voor alle ruimtes die daartussen liggen (zone Ex).
Rowin van Wijhe (Coördinator Vergunningen Evenementen van de Gemeente Nijmegen en voorzitter van de nieuwe Crowd Control Room): ”Eén van de grootste risico’s bij de Vierdaagsefeesten is dat het op bepaalde plekken in de stad te druk kan worden. Zowel op de evenementenlocaties als in de tussenliggende gebieden.” Het beheersbaar houden van die drukte vraagt om een optimale integrale samenwerking tussen alle betrokken diensten – de politie, de veiligheidsregio, de gemeentelijke meldkamer, NS, Stichting Vierdaagsefeesten en de gemeente Nijmegen. “En natuurlijk met de lokale organisatoren,” aldus Van Wijhe.
Joris Bouwmeister (directeur Stichting Vierdaagsefeesten): “Op meer dan 40 locaties wordt door een lokale organisator een eigen evenement georganiseerd. Compleet met eigen podium, programmering, barren, security en EHBO. Als Stichting zijn wij overkoepelend verantwoordelijk – ook om de drukte en veiligheid op die locaties in goede banen te leiden. Vanzelfsprekend kan dat niet zonder een goede samenwerking met die lokale partijen.”
De Crowd Control Room: alle expertise in één ruimte
Van Wijhe: “Om dit jaar beter te kunnen sturen op de bezoekersstromen, hebben we alle betrokken deskundigen – met kennis van de situatie én kennis van de stad – fysiek samengebracht in één ruimte: de Crowd Control Room (CCR). Vanuit deze CCR waren wij optimaal in staat om samen het druktebeeld real-time te monitoren en om – op basis van een gezamenlijk beeld – eventueel direct maatregelen te nemen.”
Simone de Blauw (Event Farm) zat namens de Stichting in de CCR en voerde tijdens de voorbereiding het gesprek over crowd management met de lokale organisatoren. “Voor hen was de onderlinge communicatie over drukte een belangrijk onderwerp. Zij weten niet altijd wat de actuele stand van zaken is op de andere plekken. Dus dan kon het voorkomen dat er ‘ineens’ beslissingen werden genomen die – voor hen – niet alleen verrassend en onduidelijk waren, maar ook zeer ongewenst. Zij worden immers direct door die beslissingen geraakt.”
Maar ook voor de Stichting lagen er kansen om beter gebruik te maken van de kennis en kunde van die organisatoren. Die lokale ondernemer organiseert zijn of haar evenement vaak al jaren op die plek en kent de flow op hun locatie als geen ander. “Zij hebben continu een goed beeld van de drukte én de sfeer in hun gebied – voor ons essentiële informatie,” aldus De Blauw.
Safesight als communicatieplatform
Voor de Stichting werd het Safesight-platform het communicatieknooppunt voor het contact met de organisatoren. Bouwmeister: “Organisatoren op de locaties kregen via de app toegang tot ons cloud-based logboek met daarbij het verzoek om al hun bijzonderheden met betrekking tot het druktebeeld te registreren. Het liefst natuurlijk met een foto.”
Hoe krijg je de lokale partijen mee?
De Blauw: “In aanloop naar de Vierdaagsefeesten heb ik met de organisatoren en ondernemers gesprekken gevoerd over de nut en noodzaak van goed crowd management. Hoe kunnen we drukte voorkomen, welke maatregelen treffen we als het toch te druk wordt? En natuurlijk: wat is ieders rol hierin?”.Hoewel sommigen de Vierdaagsefeesten al jaren op een bepaalde manier organiseren en verandering dan een uitdaging kan zijn, was het werken met Safesight een succes. Dit blijkt wel uit de hoeveelheid meldingen die werden geregistreerd. De Blauw: “Vrijwel alle ondernemers hebben zelf actief meldingen gelogd en opvolging gegeven aan de verzoeken in hun persoonlijke actielijst. Hierdoor kon ik mijn rol als spin in het web optimaal vervullen – van de organisatoren naar de veiligheidspartners in de CCR en omgekeerd.”
In de CCR ontbrak het nog aan een tool waarmee we eenvoudig bepaalde ontwikkelingen en beslissingen konden vastleggen, om die vervolgens – het liefst real-time – te kunnen delen met de betrokken partners. Van Wijhe: “Omdat wij wisten dat de Stichting met Safesight ging werken, kozen ook wij ervoor om het platform als de centrale spil in de communicatie in te zetten. Zodoende zijn alle ontwikkelingen en besluiten omtrent de drukte in het Safesight-platform gelogd, gemonitord en afgehandeld.”
Real-time inzicht voor iedereen
Het werken met het platform zorgde voor een impuls in onderlinge informatiedeling en de gezamenlijke beeldvorming. “Zo was bijvoorbeeld ook het SGBO in de meldkamer in Apeldoorn aangesloten,” vertelt Van Wijhe. “Zij hadden – net als de andere veiligheidspartners – real-time inzicht in onze logboeken. Alle partners hadden zo dezelfde informatiepositie.”
Van Wijhe vervolgt: “En als ik een dag geen dienst had, kon ik middels het logboek toch op de hoogte blijven. Ook bij de dagstart was ik na het lezen van het logboek direct op vlieghoogte. Daarnaast kon ik als voorzitter van het CCR gemakkelijk acties naar de verschillende betrokkenen uitsturen en monitoren of die wel of niet waren opgepakt. Grip op de organisatie dus.”
Voor Van Wijhe is de gestructureerde vastlegging cruciaal: “Bij zo’n evenement is het essentieel dat wij een gedeeld overzicht hebben van wie, wat, wanneer heeft besloten. En hoe daar uitvoering aan is gegeven. Dit is niet alleen belangrijk voor een goed verloop, maar ook voor evaluatie achteraf. Wat gaan we de volgende keer anders doen?”
Bouwmeister beaamt dit: “Het laagdrempelig vastleggen, monitoren en afhandelen van meldingen helpt om sturing te geven aan het evenement. Het is de manier om gezamenlijk, gedragen beslissingen te nemen op basis van een gedeeld beeld. Ook tijdens de evaluatie – na zeven drukke event-dagen weet je namelijk echt niet meer hoe alles precies is gegaan.”
Een geslaagde première
Hoe verliep deze eerste keer met Safesight? “Eigenlijk perfect,” stelt Bouwmeister. “Als we gedurende de eventdagen bepaalde maatregelen moesten nemen om de drukte te reguleren, dan kwam dat niet meer als verrassing voor organisatoren. Er was meer begrip en draagvlak bij alle partners over het waarom van die maatregelen en voor de beslissing op dat moment. Door alle betrokken partijen te verbinden op één platform, creëer je dus niet alleen een betere beeld- en besluitvorming, maar ook meer begrip en draagvlak voor genomen maatregelen.”
Van Wijhe is eveneens positief: “Eigenlijk alles wat we in het voortraject als doelstelling hadden, kon met Safesight. Het is gemakkelijk in gebruik, overzichtelijk, en als er aanpassingen nodig waren werden die snel opgepakt.”
Of zij nog waardevolle adviezen hebben voor collega’s in de evenementenbranche? Van Wijhe: “Safesight is gemakkelijk in gebruik, maar bij zo’n groot evenement moet je als voorzitter niet zelf het loggen voor je rekening nemen. Je bent gewoon te druk. Maak gebruik van een informatiemanager die verantwoordelijk is voor volledige en duidelijke logging, zodat jij en jouw partners verzekerd zijn van de juiste informatiepositie.” Bouwmeister vult aan: “Denk aan de voorkant niet teveel na. Start met goede logging – alleen dat geeft al zoveel nieuwe inzichten tijdens en na je evenement!”
Meer weten?
Meer weten over hoe je de onderlinge samenwerking kunt verbeteren én tijd en kosten kunt besparen? Wellicht een demo? Neem dan contact op met Edo via edo@safesightsafety.com of via 06 14 83 35 36.
