Special Olympics setzen auf Safesight

7.000 Aktive und 330.000 Menschen im Publikum. Sie alle wollen die Special Olympics World Games 2023 in Berlin sicher und ohne Störungen erleben. Ein anspruchsvoller Job für die Organisatoren, 18.000 Volunteers, private Sicherheitsdienstleister – und Safesight.

Viereinhalb Jahre wurde die Deutschland-Premiere des größten inklusiven Sportevents der Welt minutiös vorbreitet. „Anfangs mit einer Handvoll Menschen, später mit einem schnell größer werdenden Team“, sagt Phillip Michler, Projekt Director bei der PROPROJEKT GmbH. „Eine Herausforderung an sich, denn für einen guten Veranstaltungsablauf muss jedes Teammitglied die Hierarchie, Kommunikationswege und die eigenen Verantwortlichkeiten genau kennen.“

800 Stunden Wettbewerb in acht Venue Clustern

PROPROJEKT hatte schon die Bewerbung Berlins als Austragungsort begleitet und übernahm während der neun Tage laufenden World Games auch das Programmmanagement. Mehr als 800 Stunden an Wettbewerben mussten in acht weit auseinander liegenden Venue Clustern organisiert werden – und das auf internationalem Niveau und für Athletinnen und Athleten mit besonderen Ansprüchen. „Etwa beim Transport, der Unterbringung und einem barrierefreien Zugang“, erklärt Phillip Michler.

Sicherheitsmanagement-Software vereinfacht Kommunikation

Eine sehr komplexe Aufgabe also, für die sich Michler und das Team Unterstützung von Safesight holten. „Wir waren auf der Suche nach einem Tool, das uns eine einfache Kommunikation ermöglicht, alle Vorkommnisse (Issues) sicher dokumentiert und auch unter Stress einfach zu handhaben ist. Und Safesight erfüllte alle unsere Erwartungen.“

Logbuch lässt frühzeitig Handlungsbedarf erkennen

Über die Logbuch-Funktion der Sicherheitsmanagement-Software konnten alle Vorkommnisse direkt vor Ort via Smartphone erfasst werden, auch mit Foto. Verschwundene Koffer, Sportler:innen, die nicht rechtzeitig zum Wettbewerb erschienen, Probleme beim Zugang – alle Meldungen wurden automatisiert und in Echtzeit ans Main Operation Center (MOC) weitergeleitet. „Wir hatten also jederzeit den Überblick, wo es im Ablauf eventuell hakt und warum“, erklärt Phillip Michler, als Programmmanager natürlich Mitglied des MOC. „Das hat unsere Reaktionszeit enorm verkürzt und die Zusammenarbeit mit den Venue Managern und Technical Leads sehr viel einfacher gemacht.“

Zeitraubendes Reporting wird automatisiert

Und nicht nur das. Auch der internationale Verband, Special Olympics International, konnte mitlesen und war so jederzeit auf Ballhöhe. Zeitraubende Briefings? Entfielen. „Auch die Venue Manager mussten abends keinen langen Fragebogen zum Tag ausfüllen, eine große Entlastung“, so Michler. Das Team im Main Operation Center war dank der automatischen Meldungen im übersichtlichen Dashboard trotzdem vollends im Bilde und konnte aus den Erfahrungen jedes Tages Verbesserungsmöglichkeiten für die kommenden Tage ableiten und implementieren.

Safesight passt sich individuellen Bedürfnissen schnell an

Phillip Michler, der bereits an vielen großen Sportveranstaltungen wie der Fußball-WM 2006 in Deutschland mitarbeitete, hat bereits mehrere Sicherheitsmanagement-Tools in der Praxis getestet. Seine Premiere mit Safesight hat ihn angenehm überrascht – nicht nur wegen der einfachen Bedienung.

„Die Bereitschaft, die Software für unsere speziellen Ansprüche zu individualisieren, war bei Safesight wirklich ausgesprochen groß. Selbst, während die Veranstaltung schon lief, wurden Anpassungen noch sehr kurzfristig umgesetzt.“ Das kannte Michler aus seiner langjährigen Erfahrung so nicht. „Wir haben wirklich gemerkt, dass Safesight ein echtes Interesse daran hat, dass unsere Veranstaltung ein Erfolg wird. Unser gemeinsamer Weg ist sicherlich noch nicht zu Ende.“

Phillip Michler

Phillip Michler ist Project Director der PROPROJEKT Planungsmanagement & Projektberatung GmbH. Für die Special Olympics World Games, die vom 17. bis 25. Juni 2023 erstmals in Deutschland stattfanden, übernahm der Master of Science Internationales Projektmanagement das Programmmanagement. Michler, von Haus aus Architekt, kam über die Sportstättenplanung zum Projektmanagement für Sportevents und war bereits während der FIFA-Fußball-WM 2006 in Deutschland als Projektmanager tätig. Seine kommende Aufgabe: die FISU World University Games 2025 an Rhein und Ruhr.