Veilig genieten op Dekmantel Festival
Achtergrond
Dekmantel Festival is een van de meest toonaangevende festivals voor elektronische muziek. Ieder jaar komen fijnproevers van over de hele wereld naar het Amsterdamse Bos om drie dagen te genieten van grensverleggende artiesten. Het gezaghebbende Resident Advisor riep Dekmantel Festival meerdere malen uit tot beste festival van de maand augustus. Een wereldwijd succes dus. En dat komt niet alleen door de bijzondere programmering – ook aan de organisatie van het festival wordt ontzettend veel aandacht besteed.De organisatie heeft veel oog voor de minder zichtbare onderdelen van het evenement. Ook op het gebied van informatiemanagement, risicomanagement en operationele veiligheid laat Dekmantel niets aan het toeval over. In 2014 moest het festivalterrein bijna ontruimd worden vanwege een storm. Dit was voor Dekmantel de aanleiding om veiligheidsplannen nóg beter te borgen bij alle betrokkenen.
Vragen vanuit Dekmantel
- Hoe zorgen we ervoor dat alle betrokkenen weten wat hun rol is in de continuïteit en veiligheid van het festival?
- Hoe zorgen we ervoor dat iedereen snel beschikt over de juiste informatie? Ook in het geval van een incident of calamiteit?
- Hoe borgen we dat alle acties die we moeten uitvoeren voordat onze deuren opengaan ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd?
- Hoe leggen we alle meldingen vast die binnenkomen bij de centrale post en hoe delen we ze snel met betrokken partijen?
- Hoe kunnen we de rapportages verbeteren zodat we nog scherper kunnen evalueren?
Onze oplossing
Voor een slimme inrichting van het informatiemanagement keken we eerst naar de organisatie: hoe ziet die er precies uit? En welke functies spelen een rol bij het waarborgen van de veiligheid en continuïteit? Vervolgens vertaalden we alle relevante informatie voor die rollen naar de app. Door specifieke informatie te koppelen aan specifieke rollen, weet de organisatie zeker dat iedereen – op ieder moment van de dag – beschikt over de voor hem of haar relevante informatie.
De risicoanalyse is de basis
Uit de risicoanalyse volgt een aantal checks. Controles op de nooduitgangen bijvoorbeeld, maar ook op de materialen voor het slecht-weer-scenario en op bijzonderheden op social media. Sommige rollen hebben specifieke taken. Zo controleert een stagemanager of er wel een gekeurde brandblusser op de stage staat. Voordat de deuren van het festival opengaan, moeten deze controles zijn uitgevoerd. En de organisatie ziet precies of dat ook het geval is, want in de app vinken medewerkers alle checks af die ze doen.Die checks blijven ook tijdens het festival komen. Een uur voordat de headliner aan de set begint bijvoorbeeld: zijn de barren aangevuld? Is er voldoende personeel beschikbaar? En staan de extra beveiligers op de afgesproken posities? Allemaal taken die de juiste mensen op het juiste moment zien. Simpelweg door notificaties in de app.
‘Safesight helpt ons om onze veiligheidsplannen en -afspraken binnen onze organisatie tot leven te brengen. Iedereen weet precies wat er van ze wordt verwacht: in de voorbereiding en tijdens het evenement. Maar ook bij situaties zoals slecht weer of een ontruiming ondersteunt Safesight ons team. Zo houden we op ieder moment de controle.’
Douk Vos, Projectleider Dekmantel Festival
In de centrale post (zeg maar de commandokamer van het festival) komen alle meldingen van de beveiliging, organisatie, traffic en EHBO binnen. Deze worden allemaal vastgelegd in een cloudbased logboek. Zo ontstaat er een volledig beeld van wat er op en om het festival gebeurt. Het stelt de organisatie in staat om tijdens het evenement al verbeteringen aan te brengen. En zo’n volledig logboek komt ook van pas bij de evaluatie.
Douk Vos, Projectleider Dekmantel Festival