Kingsland Festival 2022 kende een aantal uitdagingen die organisator 4PM Entertainment en RAI Amsterdam in 2023 opgelost wilden hebben. Bijvoorbeeld op het gebied van crowd management. Resultaat: het Event Control Centre (ECC) waarin het Safesight-platform een – letterlijk – centrale rol speelt. Robbin Stalma (Head of Production 4PM Entertainment) en Teije Sas (Programmamanager Security RAI Amsterdam) vertellen meer.
Event Control Centre
Robbin: “Een belangrijke les van 2022 was dat de bestaande commandostructuur onvoldoende centraal was georganiseerd. De aansturing van de mensen in het veld en de veiligheidspartners verliep te versnipperd en de onderlinge informatievoorziening moest beter worden ondersteund.”
Teije: “Voor de aansturing van een evenement, richt een organiserende partij normaliter zelf een Centrale Post in. Vanuit deze plek wordt het evenement aangestuurd door een aantal centralisten ingehuurd door de organisatie: security, medisch, traffic en de productie. Wij als evenementenlocatie staan hier vrijwel altijd buiten waardoor wij bij dit soort evenementen eigenlijk te weinig grip op veiligheid hebben.”
Robbin: “Na de evaluatie van de 2022-editie en enig onderzoek, is gekozen voor een andere aanpak en hebben wij samen met RAI Amsterdam het Event Control Centre (ECC) vormgegeven.”
Organisator én evenementenlocatie
Robbin: “In het ECC nemen de centralisten van alle veiligheidspartners fysiek plaats. Zij worden vervolgens aangestuurd door twee Calamiteiten Coördinatoren: één vanuit de organiserende partij 4PM en één vanuit RAI Amsterdam. Zo houden én de organisatie én de evenementenlocatie – in nauwe samenwerking met onze veiligheidspartners – samen de controle op de lopende zaken. En dan niet alleen bij de festivallocatie – vanuit het ECC is ook de inzet op Station Amsterdam Zuid aangestuurd en gecoördineerd.
Safesight als centrale spil
Teije: “Centrale spil in het ECC is het Safesight-platform. In het logboek van Safesight worden door alle betrokkenen – vanuit ieders eigen discipline – meldingen, acties en issues met betrekking tot de veiligheid en continuïteit van het evenement gelogd. Dus door de centralisten in het ECC, maar ook door de verschillende mensen in het veld.”
“Doordat alle meldingen in de cloud worden opgeslagen en vervolgens worden weergegeven in verschillende dashboards, heeft iedereen dezelfde informatiepositie. De organisatie, security, productie, EHBO en traffic. Maar ook de verhuurder, politie en alle andere dienstdoende veiligheidspartners.”
“Deze transparante manier van samenwerken zorgt voor onderling vertrouwen. Het voorkomt dat vroegtijdig beslissingen worden genomen op basis van een verkeerde of eenzijdige beeldvorming.”
Robbin: “Deze transparante manier van samenwerken zorgt voor onderling vertrouwen. Het voorkomt dat vroegtijdig beslissingen worden genomen op basis van een verkeerde of eenzijdige beeldvorming. Of zonder goed overleg vooraf. Zo minimaliseren we de kans dat wij worden verrast – bijvoorbeeld door een mobiele eenheid dat plots voor de deur staat om de boel over te nemen. Met Safesight borg je dat iedereen in principe dezelfde informatiepositie heeft en dus precies weet wat er allemaal op en om het evenement gebeurt.”
Aan de voorkant van een mogelijk incident
Waar de centralisten een operationele rol vervullen, is de tactisch/strategische aansturing belegd bij de Calamiteiten Coördinatoren. Teije: “Deze coördinatoren monitoren het logboek, geven waar nodig extra duiding aan gelogde meldingen en zetten – al dan niet via het Safesight platform – de juiste lijnen uit. Bijvoorbeeld aan de Crowd Service Managers in het veld.”
“Door alle krachten en alle informatie op één plek te bundelen én door duidelijke procesafspraken te maken, lukt het ons om – samen met onze partners – zo snel mogelijk aan de voorkant van een mogelijk incident te komen. En zo voorkomen we incidenten.” aldus Robbin.
“Mocht er onverhoopt toch een incident plaatsvinden? Dan zijn wij optimaal in staat om die tijdig op te merken en de eventuele gevolgen tot een minimum te beperken. Dat is niet alleen fijn voor ons en onze veiligheidspartners, maar vooral voor de bezoekers waar wij het uiteindelijk allemaal voor doen.”
Meer weten?
