Van Huishoudbeurs tot high-end vakbeurzen
Achtergrond
De RAI Amsterdam is de toplocatie voor evenementen in Nederland. Van internationale congressen tot beurzen en van theatershows tot feesten: in de RAI Amsterdam vinden alle denkbare evenementen plaats. Evenementen die stuk voor stuk om een andere aanpak vragen. Een strakke controle over de veiligheid is dan ook ontzettend belangrijk. Daarom is het management altijd bezig met de volgende stap en dus keken we samen wat we nóg verder konden verbeteren.Vragen vanuit RAI Amsterdam
- Hoe weten we zeker dat iedereen voor- én tijdens een evenement alle safety checks en acties uitvoert?
- Hoe weten we zeker dat het management alles meekrijgt van wat er op de werkvloer gebeurt?
- Hoe worden meldingen van safety incidenten of issues opgevolgd?
- Hoe krijgen we inzicht in de risico’s die er op een bepaald moment spelen?
- Hoe zorgen we ervoor dat alle medewerkers beschikken over de meest actuele informatie?
- Is er een manier om nog meer grip te krijgen op het handhaven van de regels rondom veilig werken?
Onze oplossing
We bieden op verschillende gebieden ondersteuning aan RAI Amsterdam: tijdens evenementen, maar ook bij de dagelijkse organisatie. Daarnaast helpen we de teams die verantwoordelijk zijn voor BHV en crisis. Al deze projecten vinden tegelijkertijd plaats.
Managen van de risico’s
Goed informatiemanagement is cruciaal. We verwerkten alle informatie in één overzichtelijke app. Denk aan algemene handboeken en uitgewerkte scenario’s, maar ook specifieke informatie per event zoals draaiboeken, contactgegevens en plattegronden.
Voor alle acties die medewerkers voor of tijdens hun dienst moeten voltooien, hebben we samen met de organisatie een blauwdruk ontwikkeld. Deze acties worden automatisch verstuurd vanuit onze database. Zo krijgt iedereen de juiste instructies op het juiste moment.
Jules Broex, Director Operations RAI Amsterdam
Inzicht in risico’s
Op verschillende dashboards is te zien hoe de organisatie er precies voor staat. Een Actie-dashboard geeft een overzicht van de acties die zijn voltooid. Een Risico-dashboard vraagt de aandacht van de gebruiker als een actie of melding open blijft staan waardoor er risico’s ontstaan. In één oogopslag ziet de organisatie dus of het ‘veilig is bij de RAI’. En loopt de organisatie toch een risico, dan kan het management meteen bijsturen.
In het cloudbased logboek worden alle meldingen geregistreerd. Denk aan klachten, schades, maar ook incidenten of calamiteiten. Door QR-codes te scannen kunnen gegevens over bijzondere locaties of leveranciers snel worden verwerkt. Door te werken met uniforme onderwerpen en locaties, is alles in duidelijke rapportages terug te vinden. En deze informatie vormt voor het management de basis om de organisatie continu te verbeteren.