‘Onze organisatie is nog niet klaar voor zo’n platform.’
Eerlijk: je bent er waarschijnlijk nooit helemaal klaar voor. Maar dat is geen reden om niet alvast te beginnen. In dit artikel geven wij vijf tips die je te helpen om vandaag nog te beginnen met Safesight.
Natuurlijk is het belangrijk om de stip op de horizon te hebben met wat je uiteindelijk met Safesight wilt bereiken. Het moet duidelijk zijn welk concreet probleem (of welke problemen) met Safesight worden opgelost. Er moeten heldere doelstellingen zijn. Wij zien echter regelmatig dat Veiligheid snel onnodig groot wordt gemaakt. Zo groot, dat organisaties verlamd raken om er concreet mee aan de slag te gaan. Er moet beleid worden ontwikkeld, externe expertise worden ingeschakeld, meetings worden belegd, plannen worden gemaakt, plannen worden besproken. Een jaar is zo weer voorbij.
Belangrijkste randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie zijn een betrokken projecteigenaar, een helder doel/probleem en voldoende focus. En – natuurlijk – voldoende tijd. Het gaat niet om weken, maar het is belangrijk dat de projecteigenaar op gezette tijden voldoende tijd beschikbaar stelt.
Vijf tips
1. Begin klein
2. Formuleer concrete, haalbare doelstellingen en leer gaandeweg
3. Alles is goed
4. Omarm de weerstand
5. Vind het wiel niet opnieuw uit
1. Begin klein
Begin met een kleine groep betrokken collega’s. Dat kan een afdeling zijn of een aantal vertegenwoordigers van verschillende afdelingen.
En begin met één of twee functionaliteiten. Door direct alle functionaliteiten in te zetten, loop je het risico dat gebruikers worden overvallen door de mogelijkheden. En dan loop je het gevaar dat sommigen afhaken. Focus je bijvoorbeeld alleen op de Safety cards om de gebruikers van de app te informeren. Of alleen op het logboek om alles dat de continuïteit van de organisatie kan raken, goed te registeren.
2. Formuleer per week concrete, haalbare doelstellingen en leer gaandeweg
Maak voor de eerste maand een weekplanning met daarin per week concrete haalbare doelstellingen. Ook hierbij geldt: houd het klein en overzichtelijk. Bijvoorbeeld: iedereen maakt per dag minimaal drie logs. Of: alle Hoofd BHV’ers zijn voor het eind van de week aangehaakt en hebben feedback gegeven op de inhoud van de app.
De projecteigenaar monitort de voortgang nauwgezet en koppelt de resultaten en ervaringen regelmatig terug aan alle betrokkenen. Ook aan de directie. De resultaten van de eerste week neem je vervolgens mee bij het formuleren van de doelstellingen voor de tweede week en verder. Ga aan de slag en leer gaandeweg!
3. Alles is goed
Gebruik de eerste weken vooral om mensen zich eigen te laten maken met de software. Hierbij is alles goed – liever te veel meldingen dan te weinig. En hoe meer vragen hoe beter. Iedereen heeft namelijk eigen verwachtingen en wensen ten aanzien van de software.
Sterker: voor veel mensen wordt het in de eerste weken pas duidelijk wat zij eigenlijk van ons platform verwachten. Door er in de dagdagelijkse praktijk mee te werken, ziet men de toegevoegde waarde en de mogelijkheden. Daarom is het belangrijk om in het voortraject geen dichtgetimmerd implementatiehandboek te hebben, maar om flexibel te blijven. De werkelijkheid is altijd net iets anders.
4. Omarm de weerstand
Hoe goed het platform ook is, er zijn altijd collega’s die andere ideeën hebben. Of er zelfs echt geen zin in hebben. Omarm die weerstand – er zitten goede inzichten achter. Het zijn vaak betrokken collega’s die echt wel weten waarover zij praten. Bovendien, je maakt je de criticasters mede-eigenaar van het platform en de doelen. Je zult zien dat bij het behalen van die doelen, de weerstand omslaat in enthousiasme en ambassadeurschap.
5. Vind het wiel niet opnieuw uit
Wij weten uit ervaring dat iedere organisatie anders is. Wij weten inmiddels ook dat het implementeren van ons platform bij een bouwbedrijf niet heel veel scheelt van het implementatieproces bij een stadion. Ga het wiel niet zelf uitvinden en gebruik de ervaring die wij hebben opgedaan bij organisaties zoals de BAM, de Johan Cruijff ArenA of bij een groot festival zoals Pukkelpop of de Zwarte Cross.
Begin met onze branche-specifieke-templates, leer gaandeweg en stuur bij als je een goed overzicht hebt van de mogelijke toegevoegde waarde van Safesight voor jouw organisatie. Zet de basis goed neer en ga dan kijken hoe je de software nog beter voor je organisatie kunt laten werken.
