Minder fouten, incidenten en onnodige kosten.
Een goed logboek verhoogt de voorspelbaarheid, communicatie, efficiëntie en dus het samenwerken binnen een organisatie. Het verhoogt de algehele kwaliteit van het werk. Geen optioneel extraatje dat logboek – maar een absolute vereiste voor een optimale samenwerking. Helemaal in een dynamische omgeving waar veel verschillende personen en organisaties samenwerken. Hoe? Dat leggen we uit in dit artikel.
1. Het logboek geeft aan of je afspraken bent nagekomen
Uiteindelijk is het logboek hét document dat aantoont dat een project goed en veilig is verlopen. Dus is het belangrijk om voor de start van het project na te denken over wanneer een project ‘goed’ is gegaan. En wat vervolgens de bijbehorende KPI’s zijn. Wanneer ben je tevreden?
Kijk met je team – vanuit de organisatiestructuur en risicoanalyse – naar de doorloop van het project. Bespreek welke rol op welk moment over belangrijke informatie beschikt. Die informatie die je in staat stelt om (tijdens en na het project) optimaal grip te houden. En spreek af wie de besproken informatie op welke momenten logt: wat wil je – wanneer – door wie geregistreerd hebben?
Zo borg je dat iedereen op de hoogte is van wat er van hem of haar wordt verwacht. Én dat men ervan uit kan gaan dat hij of zij met het logboek altijd over de juiste en meest actuele (sturings)informatie beschikt.
2. Het logboek stroomlijnt de communicatie
Een goed logboek faciliteert een gestroomlijnd communicatieproces tussen de verschillende betrokkenen. Het stelt gebruikers in staat om gemakkelijk – binnen een vooraf gesteld kader – informatie uit te wisselen. Zij weten wat er van hen wordt verwacht, waardoor bijzonderheden duidelijk en eenduidig worden vastgelegd. Dit maakt de communicatie makkelijker, efficiënter én het vermindert het risico op misverstanden. Dus minder fouten, minder incidenten en minder onnodige kosten.
Ook als teamleden elkaar afwisselen of als er nieuwe betrokkenen worden toegevoegd, dient het logboek als referentie om snel op de hoogte te zijn van wat er is gebeurd, wat er nog gedaan moet worden en welke beslissingen zijn genomen. Dit voorkomt stagnatie en vertragingen in het project.
Daarnaast zorgt een logboek voor meer transparantie. Bijvoorbeeld tussen medewerkers onderling, tussen de ‘werkvloer’ en het management of tussen opdrachtnemer en opdrachtgever. Alle belangrijke zaken worden immers volgens afspraak vastgelegd, direct gedeeld en afgehandeld. Dit versterkt het gevoel van verantwoordelijkheid, bevordert het onderlinge vertrouwen en komt ten goede aan het samenwerken.
Leg afspraken vast in een logboek-protocol
Leg de afspraken vast in een logboek-protocol: wie logt wat op welk moment. En wat verwacht je dat er dan exact wordt gelogd? Meer weten over het opstellen van zo’n protocol? Klik hier.
3. Met een logboek ‘manage’ je samen de risico’s
Een goed logboek is een directe vertaling van de uitvoering van de veiligheidsplannen. Het biedt een overzicht van de voortgang, de belangrijke gebeurtenissen en de genomen beslissingen. Diverse dashboards bieden een real-time inzicht in alle operationele zaken die de continuïteit en veiligheid van een project (kunnen) raken: het aantal meldingen verdeeld naar onderwerp (en locatie), de status van de meldingen, de uitgezette acties, en meer.
Dashboards geven ook inzicht in hoe de organisatie presteert op de vooraf gedefinieerde risico’s. Bovendien worden zij direct op de hoogte gehouden van ontwikkelingen en besluiten die worden genomen om de risico’s te beheren. Zo werken collega’s, afdelingen, organisaties of veiligheidspartners dus optimaal samen bij het managen van de risico’s.
4. Eerder inzicht in mogelijke incidenten: voorkomen
Voorgaande punten, zorgen ervoor dat gebeurtenissen die mogelijk kunnen leiden tot een incident, snel worden geregistreerd en eerder worden opgemerkt. En dus worden incidenten voorkomen. Mochten signalen onverhoopt toch zijn gemist? Dan is het waarschijnlijk dat het opvolgende incident vroegtijdig wordt opgemerkt en snel wordt opgelost. Zo blijft de mogelijke impact van een incident dus beperkt.
5. Gedeelde informatiepositie: snellere en betere besluitvorming
Het logboek is dé centrale plek waar alle betrokkenen toegang hebben tot dezelfde informatie. Het zorgt voor een gestructureerde en gedeelde basis, waardoor alle betrokkenen dezelfde – volledige – informatiepositie hebben.
Die gedeelde informatiepositie komt ten goede aan een gezamenlijk begrip van de situatie. Dat is niet alleen belangrijk voor het samenwerken tijdens een normale situatie – maar vooral in aanloop naar of tijdens een incident of calamiteit. Doordat iedereen diezelfde informatiepositie heeft, hoeft er minder tijd te worden besteed aan het bijpraten van elkaar. Minder overleggen dus. Dit is belangrijk voor een snelle en volledige analyse en voor een snelle besluitvorming. Door ook de reactieprocessen te vereenvoudigen, helpt een logboek om sneller en effectiever te handelen in geval van nood. En in sommige situaties kan dat van levensbelang zijn.
6. Evalueren: leer en verbeter!
Het blijkt in de praktijk nog steeds verdraaid lastig om de lessen van project A mee te nemen in de voorbereiding van project B. Het is een uitdaging om overzicht te houden van welke issues er op welke projecten hebben gespeeld en hoe die zijn opgepakt. Om te leren als organisatie. Een goed logboek helpt je hierbij.
Door slim te werken met een logboek, maak je veiligheid concreet en direct inzichtelijk. Je hebt heldere doelen én je weet welke informatie jij en jouw collega’s verzamelen om continu inzicht te hebben in hoe de organisatie presteert op de gestelde KPI’s.
Zo bouwen organisaties aan een waardevolle database met managementinformatie. Informatie waarmee organisaties optimaal in staat zijn om continu kennis te delen, lessen te trekken en om de veiligheid continu te verbeteren.
