In een logboek worden alle meldingen, acties en issues met betrekking tot de veiligheid en continuïteit van een evenement, project of organisatie geregistreerd. Via telefoon, tablet of laptop inclusief eventuele foto’s en GPS-coördinaten. Door een digitaal cloudbased logboek te gebruiken, weten geautoriseerde betrokkenen – op locatie, thuis of onderweg – precies wat er op en om een project gebeurt.
Een goed logboek is onmisbaar tijdens de dagelijkse operatie van een staande veiligheidsorganisatie. Maar denk ook aan de projectorganisatie van een evenement, voetbalwedstrijd of beurs. Door meldingen te voorzien van een onderwerp en een locatie, wordt er waardevolle informatie verzameld, die via verschillende dashboards wordt vertaald naar bruikbare managementinformatie. Dit helpt niet alleen bij het ad hoc nemen van beslissingen (bijvoorbeeld tijdens een incident of calamiteit), het helpt de mensen in het veld ook met het uniform rapporteren.
Fysieke sensoren
Grootgebruikers van het logboek zijn natuurlijk de centralisten in de meld- of commandokamer (bij beveiligingsbedrijven, venues of gemeenten) of in de Centrale Post (bij evenementen en festivals). Maar denk ook aan de veiligheidsverantwoordelijken, de projectleiders van partners/leveranciers en leden van een Crisis Management Team.
Vergeet niet de mensen in het veld aan te sluiten – zij zijn immers de oren en ogen van de organisatie. Of zoals ze bij de Veiligheidsregio Zeeland zeggen: je ‘fysieke sensoren’. Door hen mee te laten werken in het logboek, stel je de gehele organisatie in staat een bijdrage te leveren aan één van de belangrijkste sturingsinstrumenten van de (veiligheids)organisatie.
Log-protocol: leg vooraf duidelijke afspraken vast
Denk voor de start van een project goed na over wat jij vanuit jouw rol – wanneer – terug wilt zien in het logboek. Die onderwerpen die voor het uitvoeren van jouw functie essentieel zijn en waarvan het belangrijk is dat jij hiervan een actueel beeld hebt. Bespreek dit met je team en vraag hen hetzelfde te doen voor hun rol. Maak hier vervolgens duidelijke afspraken over en leg die vast in een logboek-protocol: wie logt wat op welk moment. En wat verwacht je dat er dan exact wordt gelogd?
“Bespreek welke rol – op welk moment tijdens het project – over belangrijke informatie beschikt. Informatie die de veiligheidsorganisatie in staat stelt om optimaal grip te houden op het project.”
Kijk – met je team – vanuit je organisatiestructuur en risicoanalyse naar de doorloop van het project. Bespreek welke rol – op welk moment tijdens het project – over belangrijke informatie beschikt. Informatie die de veiligheidsorganisatie in staat stelt om optimaal grip te houden op het project. Bijvoorbeeld een evenement. Een gangbare doorloop is de opbouw, de start (de instroom), tijdens het evenement (de doorloop) en het einde (de uitstroom). Belangrijke informatie voor een actuele beeldvorming kan zijn: de parkeersituatie op bepaalde momenten, de actuele bezoekersaantallen, de drukte bij vooraf bepaalde risicogebieden en rijvorming. Of het aantal zorgcontacten, uitzettingen en beschikbare lockers. Vergeet ook niet om regelmatig het meest actuele weerbericht te loggen.
Spreek vervolgens af wie de besproken informatie op afgesproken momenten logt én communiceer dit duidelijk met de verschillende betrokkenen. Zo is iedereen op de hoogte van wat men wanneer in het logboek kan vinden en wie daarvoor verantwoordelijk is. En spreek elkaar erop aan als men zich niet aan het log-protocol houdt. Zo helpt een cloudbased logboek organisaties om optimaal grip te houden én om tijdig in te grijpen wanneer bepaalde zaken niet gaan zoals van tevoren gedacht.
Evalueren, leren en verbeteren
Een goed logboek is niet alleen belangrijk tijdens de operatie. Je werkt direct aan een compleet evaluatie-document. Alle meldingen worden immers direct opgeslagen en zo bouwen organisaties aan een waardevolle database met managementinformatie. Het is de basis voor je interne evaluatie én voor de evaluatie met je partners. Wat is er goed gegaan en wat kan er beter? Hoe vaak zijn bepaalde meldingen voorgekomen en wat hebben wij gedaan om bepaalde zaken op te lossen?
Gebruik tenslotte ons PowerBI-Dashboard om alle informatie (overall & per project) weer te geven in één overzicht. Stel je eigen KPI’s in en gebruik zo de logboekdata om je organisatie continu te verbeteren.
Meer weten?
